署名依頼の自動リマインダー

概要

書類の署名を依頼したのに相手がなかなか署名してくれない場合、Documenso は自動的に「リマインダー（催促）メール」を送ることができます。いつ最初のリマインダーを送るか、その後どのくらいの間隔で繰り返すかは、書類ごと・チームごと・組織ごとに設定できます。

今回の変更で追加されたのは「送りすぎ防止」の仕組みです。同じ受信者に対して自動リマインダーを送れる回数には上限（既定で5回）があり、これに達すると、たとえ書類がまだ有効期限内で未署名であっても、それ以上自動ではリマインダーが送られなくなります。

ただし、送信者（書類のオーナーやチームメンバー）が管理画面から手動で「リマインダーを送る（再送信）」を行うと、そのときにリマインダーの送信回数はゼロに戻り、そこからまた自動リマインダーのカウントが始まります。つまり、自動送信が止まってしまった相手でも、担当者が一度手動で背中を押せば、また自動リマインダーの対象に戻ります。

ユーザーから見た振る舞い

• 書類を送付すると、受信者が署名するまで、設定した間隔で自動的にリマインダーメールが送られる。
• 同じ受信者への自動リマインダーは、最大5回送られるとそれ以降は自動では送られなくなる（書類の有効期限が残っていても）。
• 送信者が書類の管理画面から『再送信（リマインダーを送る）』を手動で行うと、その受信者宛てのメールがすぐに送られ、以降の自動リマインダーのカウントは0から数え直される。つまり手動再送信をすれば、上限に達していた受信者にも自動リマインダーが再び送られるようになる。
• この上限や自動リマインダーの間隔設定は画面上には表示されない。CS/サポート側が『5回目のリマインダー以降届いていない』という問い合わせを受けた場合、まずは上限（既定5回）に達していないか、直近で手動再送信が行われたかを確認する。
• CCとして追加された人や、既に署名済みの人にはリマインダー（自動・手動とも）は送られない。
• 受信者が期限切れ（有効期限を過ぎている）の場合、自動リマインダーは送られない。

仕様の詳細

• 1人の受信者に対して自動送信できるリマインダーの最大回数は5回（MAX_REMINDERS_BEFORE_RESEND）。この回数に達すると、resolveNextReminderAt は null を返し、それ以上自動リマインダーの予定は組まれない。
• 自動リマインダー送信ジョブは、受信者を『claim』する際（対象条件に一致するレコードを原子的に更新する際）に reminderCount を1つ増やす。この増加後の値をもとに次回リマインダーの要否を判定するため、5回目のリマインダー送信時点で次回のスケジュールは組まれなくなる。
• 自動リマインダーが停止する条件は2つあり、どちらか一方でも満たせば停止する：(1) 最初の送付（sentAt）から MAX_REMINDER_WINDOW_DAYS（30日）を超えた場合、(2) 送信済みリマインダー回数が MAX_REMINDERS_BEFORE_RESEND（5回）に達した場合。
• 送信者が『再送信（redistribute/resend）』を手動で行うと、対象受信者の nextReminderAt を再計算する際に reminderCount を明示的に0へリセットし（resetReminderCount: true）、DBの reminderCount 列も0に更新する。これにより自動リマインダー上限に達していた受信者も再び自動送信の対象になる。
• 手動再送信は、対象受信者の sentAt（自動リマインダーの起算日）を再送信時刻に置き換え、lastReminderSentAt を null に戻す。つまり自動リマインダーの30日ウィンドウや『最初のリマインダーまでの日数』の計算も、再送信時点から改めてやり直される。
• reminderCount は Recipient テーブルの新しいカラムで、既定値は0。マイグレーション追加によりDBスキーマが変更されている。
• 書類レベルのリマインダー設定（sendAfter / repeatEvery、または組織・チームからの継承）が変更された場合は recomputeNextReminderForEnvelope が全受信者の nextReminderAt を再計算するが、この際も既存の reminderCount（受信者ごとに保持されている送信済み回数）を考慮したうえで上限判定を行う（設定変更だけでは回数はリセットされない）。
• 自動リマインダーは、書類の配布方法が手動（メールを送らないリンク共有方式）の場合や、書類のメール送信設定でリクエストメールが無効の場合、送信者アカウントが無効化されている場合、組織のメール送信数上限に達している場合は送られない（この挙動自体は今回のPRの変更ではなく既存仕様）。

制約・既知の制限

• 自動リマインダーの上限回数（5回）と最大送信期間（30日）は、コード上の固定値（MAX_REMINDERS_BEFORE_RESEND, MAX_REMINDER_WINDOW_DAYS）であり、管理画面から変更することはできない。
• 手動再送信によるリマインダー回数リセットは、受信者ごとの reminderCount のみを対象とする。書類の有効期限（expiresAt）は別ロジックで再送信時に延長されるが、これは本PRの変更範囲外の既存挙動。
• 上限に達して自動リマインダーが止まっていることを示すUI表示は現状存在しない（コード上のみで判定される）。

コードからは判断できなかったこと

詳細情報